المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (ZATCA): دليل عملي للربط

تُلزم المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) من الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) المنشآتِ المسجّلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية — وفق موجات تحددها الهيئة تباعًا — بربط أنظمة الفوترة لديها مباشرةً بمنصة فاتورة (FATOORA). ويجب إنشاء كل فاتورة بصيغة XML منظّمة وفق معيار UBL 2.1، مع ختم تشفيري ورمز QR وتجزئة (Hash) تربطها بالفاتورة السابقة. ويجب اعتماد الفواتير الضريبية (B2B وB2G) من منصة فاتورة قبل وصولها إلى المشتري، أما الفواتير الضريبية المبسطة (B2C) فيجب الإبلاغ عنها خلال 24 ساعة من إصدارها.

وبالنسبة لمعظم الشركات، لا تكمن الصعوبة في فهم القواعد، بل في جعل نظام ERP أو نظام الفوترة القائم يُصدر فواتير متوافقة بصورة موثوقة، وتسجيل كل وحدة فوترة لدى الهيئة، ومعالجة حالات الرفض دون تعطيل المبيعات أو التحصيل. يتناول هذا الدليل متطلبات المرحلة الثانية، وكيف تتكامل مكوّناتها التقنية، وكيف تخطط لربط يستطيع فريقا المالية وتقنية المعلومات دعمه معًا.

المرحلة الأولى مقابل المرحلة الثانية: ما الذي يتغيّر

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) دخلت حيّز التنفيذ في 4 ديسمبر 2021. وألزمت المنشآت بإنشاء الفواتير وحفظها إلكترونيًا باستخدام حل متوافق، واشترطت وجود رمز QR في الفواتير الضريبية المبسطة.

المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) بدأت في 1 يناير 2023، ويجري تطبيقها على موجات من المكلّفين تختارهم الهيئة، غالبًا وفق حدود الإيرادات. وتُشعر الهيئة المكلّفين المختارين مسبقًا، ويُشار عادةً إلى أن ذلك يكون قبل ستة أشهر على الأقل من موعد التطبيق.

ستجد موعد التطبيق الخاص بك، وأي تحديثات على المواصفات التقنية، في إشعار الهيئة وفي الإرشادات الرسمية على zatca.gov.sa.

الاعتماد مقابل الإبلاغ: مساران للفواتير

تتضمن المرحلة الثانية مسارين منفصلين، ويجب أن يوجّه نظامك كل مستند إلى المسار الصحيح.

الاعتماد للفواتير الضريبية (B2B وB2G)

تُصدر الفاتورة الضريبية إلى منشأة مسجّلة في ضريبة القيمة المضافة أو إلى جهة حكومية، وفي المرحلة الثانية يجب أن تخضع للاعتماد:

1. يُنشئ نظامك ملف XML للفاتورة.
2. يرسل ملف XML إلى واجهة API الخاصة بالاعتماد في منصة فاتورة.
3. تتحقق منصة فاتورة من الفاتورة، فإن اجتازت التحقق طبّقت المنصة ختمها التشفيري وأعادت الفاتورة المعتمدة.
4. لا يجوز مشاركة غير الفاتورة المعتمدة مع المشتري.

وإذا رفضت منصة فاتورة الفاتورة، لسبب مثل غياب الرقم الضريبي للمشتري، فإنها لا تُعد صادرة نظامًا. لذا يحتاج فريقك إلى آلية لتصحيحها وإعادة إرسالها بسرعة.

الإبلاغ للفواتير الضريبية المبسطة (B2C)

تُصدر الفاتورة الضريبية المبسطة إلى المستهلك، وغالبًا في نقطة البيع. ويسير المسار على النحو الآتي:

1. يُنشئ نظامك ملف XML للفاتورة، ويوقّعه بختمه التشفيري الخاص، ويُنتج رمز QR.
2. تُسلَّم الفاتورة إلى العميل فورًا.
3. يُبلغ نظامك منصة فاتورة بملف XML الموقّع خلال 24 ساعة من الإصدار.

ولأن العميل يتسلّم الفاتورة قبل أن تطّلع عليها الهيئة، يجب أن يكون التوقيع وإنشاء رمز QR صحيحين من المصدر.

إشعارات الدائن والمدين

يخضع إشعار دائن / إشعار مدين للقواعد ذاتها التي تنطبق على نوع الفاتورة المرتبط به؛ فإشعار الدائن المرتبط بفاتورة ضريبية يخضع للاعتماد، وإشعار الدائن المرتبط بفاتورة ضريبية مبسطة يخضع للإبلاغ. ويجب أن يشير كل إشعار إلى الفاتورة الأصلية وأن يتضمن سبب إصداره.

مكوّنات فاتورة المرحلة الثانية المتوافقة

فاتورة المرحلة الثانية مستند بيانات منظّم يتضمن عناصر أمان مدمجة، وليست مجرد ملف PDF يحوي الحقول المطلوبة:

• XML بمعيار UBL 2.1. الفاتورة النظامية ملف XML يتبع معيار UBL 2.1، مع حقول وقواعد أعمال خاصة بالهيئة.
• PDF/A-3 مضمَّن فيه XML. لمشاركة فاتورة مقروءة مع المشترين، تسمح الهيئة بملف PDF/A-3 يتضمن ملف XML بداخله، ويظل ملف XML هو النسخة المعتمدة.
• UUID. تحصل كل فاتورة على معرّف فريد عالميًا، مستقل عن رقم الفاتورة الخاص بك.
• قيمة عدّاد الفاتورة (ICV). عدّاد تسلسلي تحتفظ به كل وحدة فوترة، ويجب أن يتزايد دون فجوات أو إعادة ضبط.
• تجزئة الفاتورة السابقة (PIH). تتضمن كل فاتورة تجزئة الفاتورة السابقة الصادرة من الوحدة نفسها، فتتشكّل بذلك سلسلة؛ وأي حذف لفاتورة أو تعديل عليها يكسر السلسلة ويصبح قابلًا للكشف.
• الختم التشفيري. توقيع رقمي يُنشأ بالمفتاح الخاص المرتبط بشهادة وحدتك، ويُثبت أن الفاتورة صادرة من نظامك المسجّل وأنها لم تُعدَّل.
• رمز QR. يحمل رمز QR في المرحلة الثانية بيانات أكثر مما كان في المرحلة الأولى، ومنها عناصر من الختم التشفيري، ليتسنّى التحقق من صحة الفاتورة.

ولمتطلبات ICV وPIH أثر فعلي في تصميم الحل؛ إذ يجب أن تُصدر كل وحدة فوترة فواتيرها بتسلسل صارم وأن تحتفظ بآخر تجزئة لديها. وإذا كانت لديك فروع متعددة أو أجهزة POS عدة، فعليك تحديد عدد الوحدات التي ستسجّلها، وكيف تحافظ كل وحدة على سلسلتها.

تسجيل وحدات EGS ومعرّفات CSID

قبل أن يتمكن أي نظام من اعتماد الفواتير أو الإبلاغ عنها، يجب تسجيله لدى الهيئة بوصفه وحدة حل الفوترة الإلكترونية (EGS). وتحصل كل وحدة على معرّف الختم التشفيري (CSID)، وهو الشهادة التي تستخدمها لتوقيع الفواتير والمصادقة مع منصة فاتورة.

ويسير التسجيل وفق التسلسل الآتي:

1. الحصول على رمز OTP من بوابة منصة فاتورة. يسجّل مستخدم مخوَّل الدخول إلى بوابة منصة فاتورة، ويُنشئ كلمة مرور لمرة واحدة لتسجيل الوحدة.
2. إنشاء طلب CSR. تُنشئ وحدة EGS مفتاحًا خاصًا وطلب توقيع شهادة يتضمن بيانات الوحدة، مثل الرقم الضريبي، والفرع أو الوحدة التنظيمية، وأنواع الفواتير التي ستُصدرها.
3. الحصول على معرّف CSID للامتثال. يُرسل النظام طلب CSR ورمز OTP إلى الهيئة، ويتسلّم معرّف CSID للامتثال، وهو شهادة مؤقتة لأغراض الاختبار.
4. إجراء فحوصات الامتثال. باستخدام معرّف CSID للامتثال، يُرسل النظام نماذج من الفواتير وإشعارات الدائن وإشعارات المدين لكل نوع فاتورة سيُصدره، وتتحقق الهيئة من كل منها.
5. الحصول على معرّف CSID للإنتاج. بعد اجتياز فحوصات الامتثال، يطلب النظام معرّف CSID للإنتاج، ومن ثمّ تستطيع الوحدة اعتماد الفواتير الفعلية والإبلاغ عنها.

ومن الجوانب العملية:

• حماية المفاتيح الخاصة. كل من يحوز المفتاح الخاص لوحدة ما يستطيع توقيع الفواتير باسمها. احفظ المفاتيح في خزنة آمنة أو وحدة أمان مادية، وقيّد الوصول إليها، وسجّل كل استخدام لها.
• متابعة انتهاء صلاحية الشهادات. تنتهي صلاحية معرّفات CSID، لذا أنشئ إجراءً للتجديد مع تنبيهات مبكرة بوقت كافٍ، حتى لا تتوقف الفوترة فجأة.

خيارات الربط لنظام ERP قائم

تمتلك معظم الشركات نظام ERP أو نظام فوترة قائمًا، فيصبح السؤال: كيف يُربط بمنصة فاتورة؟

وحدة مدمجة في نظام ERP

يقدّم كثير من كبار مزوّدي أنظمة ERP، وبعض الموزّعين المحليين، وحدات أو حزم توطين خاصة بالمرحلة الثانية. فإذا كان إصدار نظام ERP لديك حديثًا وكانت وحدة المزوّد تغطي أنواع فواتيرك، فهذا عادةً أبسط المسارات. أما مخاطره فتتمثل في الاعتماد على الإصدار، إذ قد لا تُدعم الأنظمة القديمة أو المخصّصة بدرجة كبيرة، وفي محدودية التحكم في طريقة ظهور الأخطاء للمستخدمين.

طبقة وسيطة أو موصِّل

تقع الطبقة الوسيطة بين نظام ERP ومنصة فاتورة؛ إذ يرسل نظام ERP بيانات الفاتورة إليها، فتُنشئ ملف XML وتوقّعه وتدير ICV وPIH وتستدعي واجهات API الخاصة بالهيئة ثم تعيد النتيجة. ويناسب هذا الخيار الشركات التي لديها عدة أنظمة مصدرية، أو نظام ERP لا يمكن ترقيته قريبًا.

ربط مخصّص

يبني الربط المخصّص منطق المرحلة الثانية مباشرةً داخل نظامك أو ضمن خدمة مستقلة يملكها فريقك. ويمنحك أعلى درجات التحكم، لكنه يُلزمك بمتابعة تغييرات مواصفات الهيئة وصيانة المكوّنات التشفيرية بنفسك.

وأيًّا كان الخيار الذي تعتمده، يظل نظام ERP بحاجة إلى بيانات رئيسية سليمة، وإعدادات صحيحة لضريبة القيمة المضافة، وإجراء واضح للتعامل مع الفواتير المرفوضة. وإذا كنت تخطط أيضًا لترقية نظام ERP أو استبداله، فنسّق بين المشروعين حتى لا تبني متطلبات المرحلة الثانية مرتين. وكثيرًا ما تشمل أعمالنا في تطبيق أنظمة ERP هذا التنسيق في التسلسل.

خطة الجاهزية للمرحلة الثانية خطوة بخطوة

1. تأكّد من موجتك وموعدك النهائي. اقرأ إشعار الهيئة بعناية، ودوّن موعد التطبيق الخاص بك.
2. حصر جميع مصادر الفوترة. أعدّ قائمة بكل الأنظمة التي تُصدر فواتير أو إشعارات دائن أو إشعارات مدين، بما فيها أجهزة POS والتجارة الإلكترونية والإجراءات اليدوية.
3. صنّف مستنداتك. حدّد لكل مصدر الفواتير الضريبية والفواتير الضريبية المبسطة، إضافةً إلى الحالات الخاصة مثل الصادرات والتوريدات المعفاة والدفعات المقدّمة.
4. نقِّ بياناتك الرئيسية. راجع الأرقام الضريبية للعملاء، وبيانات السجل التجاري، والعناوين الوطنية، وفئات ضريبة القيمة المضافة للمنتجات؛ فضعف البيانات الرئيسية سبب لكثير من حالات رفض الاعتماد.
5. اختر أسلوب الربط. قارن بين الوحدة المدمجة والطبقة الوسيطة والربط المخصّص في ضوء إصدار نظام ERP لديك، وعدد الأنظمة المصدرية، والمهارات الداخلية.
6. صمّم هيكل وحدات EGS. حدّد عدد الوحدات التي ستسجّلها، وأين ستُحفظ المفاتيح، وكيف ستُدار ICV وPIH لكل وحدة.
7. ابنِ ملفات XML وطابق حقولها. اضبط أو طوّر إنشاء ملفات XML والتوقيع ورموز QR ومخرجات PDF/A-3، وطابق كل حقل في نظام ERP مع عنصر UBL الصحيح.
8. سجّل الوحدات وأجرِ فحوصات الامتثال. أنشئ رموز OTP، وأرسل طلبات CSR، واحصل على معرّفات CSID للامتثال، واجتز فحوصات الامتثال لكل نوع مستند تُصدره.
9. اختبر سيناريوهات الأعمال الفعلية. نفّذ اختبارات شاملة ببيانات واقعية: إشعارات دائن جزئية، وفواتير متعددة العملات، وخصومات، وتقريب، وانقطاع واجهات API.
10. حدّد إجراء معالجة الاستثناءات. اتفق على من يراقب حالات الرفض وإخفاقات الإبلاغ، ومن يعالجها، وخلال أي مدة، ووثّق ذلك لفريق المالية.
11. ابدأ التشغيل وراقب. انتقل إلى معرّفات CSID للإنتاج، وراقب دورات الفوترة الأولى عن كثب، وطابق ما قبلته منصة فاتورة مع سجلات نظام ERP لديك.
12. خطّط للدعم المستمر. عيّن مسؤولين عن تجديد الشهادات وتحديثات المواصفات وتغييرات الأنظمة. ويمكن لخدمة الدعم والتحسين لدينا تغطية ذلك بعد بدء التشغيل.

أخطاء شائعة ينبغي تجنّبها

• التعامل مع المرحلة الثانية بوصفها مشروعًا تقنيًا بحتًا. فتصنيف الفواتير، والمعالجة الضريبية لضريبة القيمة المضافة، وبيانات العملاء قرارات تعود إلى الإدارة المالية.
• التأخر في البدء. فتنقية البيانات الرئيسية، ومُهل المزوّدين، واختبارات الامتثال كلها تستغرق وقتًا.
• إغفال إشعارات الدائن والمدين. كثيرًا ما تختبر الفرق الفواتير اختبارًا دقيقًا، ثم تكتشف مشكلات إشعارات الدائن بعد بدء التشغيل فقط.
• كسر سلسلة التجزئة. قد تؤدي استعادة نسخة احتياطية من قاعدة البيانات، أو تشغيل بيئتي اختبار وإنتاج بالتوازي، أو إعادة ضبط العدّاد إلى كسر استمرارية ICV وPIH.
• ضعف إدارة المفاتيح. ترك المفاتيح الخاصة في ملفات إعدادات نصية مكشوفة أو في مجلدات مشتركة يمثّل خطرًا أمنيًا ومخاطرة على الامتثال.
• غياب خطة للتعامل مع الانقطاع. يعتمد الاعتماد على إمكانية الوصول إلى واجهة API لمنصة فاتورة، فحدّد كيف ستتصرف منشأتك عند تعذّر ذلك، استنادًا إلى إرشادات الهيئة السارية.

الأسئلة الشائعة

متى يجب عليّ الامتثال للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

تُطبَّق المرحلة الثانية على موجات، وتُشعر الهيئة كل مكلّف مختار مسبقًا، وعادةً قبل ستة أشهر على الأقل من موعد التطبيق. ويحدد الإشعار الموجَّه إليك موعدك النهائي.

ما الفرق بين الاعتماد والإبلاغ؟

ينطبق الاعتماد على الفواتير الضريبية (B2B وB2G)؛ إذ يجب أن تتحقق منصة فاتورة من الفاتورة وتختمها قبل وصولها إلى المشتري. وينطبق الإبلاغ على الفواتير الضريبية المبسطة (B2C)؛ إذ تُصدر الفاتورة فورًا ثم يُبلَّغ عنها خلال 24 ساعة.

ما معرّف الختم التشفيري (CSID)، ولماذا أحتاج إليه؟

معرّف الختم التشفيري هو الشهادة التي تُصدرها الهيئة لكل وحدة EGS مسجّلة، ويمكّن الوحدة من توقيع الفواتير والمصادقة مع منصة فاتورة. وتحتاج إلى معرّف CSID للامتثال لأغراض الاختبار، ومعرّف CSID للإنتاج لإصدار الفواتير الفعلية.

هل يمكنني الاحتفاظ بنظام ERP الحالي؟

نعم في الغالب؛ إذ تضيف معظم المنشآت متطلبات المرحلة الثانية عبر وحدة مدمجة، أو موصِّل وسيط، أو ربط مخصّص.

ماذا يحدث إذا لم نمتثل؟

قد يترتب على عدم الامتثال غرامات من الهيئة، كما قد تؤدي الفواتير المرفوضة إلى تأخير الفوترة والتحصيل.

الحصول على المساعدة في مشروع الربط

تتخذ AIMLTS من جدة مقرًا لها، وتنفّذ متطلبات المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ضمن أنظمة ERP والفوترة القائمة. ويشمل هذا العمل XML بمعيار UBL 2.1، وPDF/A-3، ورموز QR، والختم التشفيري، وتسجيل وحدات EGS، والاعتماد والإبلاغ عبر منصة فاتورة. اطّلع على خدمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والفوترة الإلكترونية لمزيد من التفاصيل، أو احجز جلسة استكشافية لمناقشة موعدك النهائي وأنظمتك وأسلوب الربط الأنسب لها.